Das Lebenselixier gemeinnütziger Arbeit
Wirkung zeigen mit Transparenzbericht
Gemeinnützige Organisationen können sich als vertrauenswürdig und seriös präsentieren, indem sie ihre Wirkung und Mittelverwendung jedes Jahr aufs Neue in einem Transparenzbericht offenlegen. So können Spender:innen nachverfolgen, auf welche Art und Weise die Organisation ihre Spenden für den guten Zweck eingesetzt hat, und sich davon überzeugen, dass sie ihr vertrauen können. Doch ein solcher Bericht ist aufwändig, vor allem für kleinere Organisationen. Wer früh genug mitdenkt und sich die Arbeit aufteilt, kann zu einem guten Ergebnis kommen.
Dass ein Wirkungsbericht trotz des Aufwands unabdingbar ist, weiß Lena Hetzer aus dem Team Wirkungsmanagement beim Acker e.V.: „In der gemeinnützigen Bildungsarbeit sind die finanziellen Mittel begrenzt und heiß begehrt. Auch andere Organisationen konkurrieren um diese Fördergelder“, erzählt sie. „Geldgeber:innen unterstützen vor allem die Organisationen, die effizient arbeiten und gleichzeitig das Geld besonders wirkungsvoll einsetzen. Durch den Nachweis und die Kommunikation unserer wirkungsvollen Tätigkeiten legitimieren wir unsere finanzielle Förderung und damit unsere Existenz. Mit unseren Wirkungsberichten zeigen wir, dass wir einen durchdachten Plan für unser Vorhaben und für die dazu benötigten Ressourcen haben.“
Mehr als nur eine schlichte Berichterstattung
Auch für die Spender:innen ist ein Transparenzbericht wichtig, wie Sebastian Reißig, der Geschäftsführer des Aktion Zivilcourage e.V., betont: „Er kann nicht nur Klarheit über die Verwendung von Spenden herstellen und aufzeigen, welche Wirkung die Spenderinnen und Spender erzielt haben, sondern durch Erfolgsgeschichten und Bilder auch eine hohe emotionale Bindung zu ihnen herstellen.“
Das müsse allerdings nicht zwangsläufig in einem Transparenzbericht geschehen, sondern könne auch in einem individuellen Gespräch oder Schreiben erfolgen, so Reißig. Auch organisationsintern kann der Transparenzbericht eine tragende Rolle spielen. „Er hat großes Potenzial, zur Verwirklichung der eigenen Vision beizutragen“, findet Lena Hetzer. „Eine ausführliche Darstellung, wie ein Projekt wirkt und zu einer positiven gesellschaftlichen Veränderung beiträgt, kann Förderpartnerinnen und -partner sowie aktuelle und zukünftige Mitarbeitende motivieren, diese Ziele zu unterstützen.“ Ein Transparenzbericht ist also nicht nur schlichte Berichterstattung, sondern hilft beim Erlangen von Fördermitteln, der Spenderbindung und Mitarbeitermotivation.
Wenn aus Zahlen Geschichten werden
Was genau der Transparenzbericht beinhaltet, ist schlussendlich jeder Organisation selbst überlassen.
Orientierungshilfen bieten zum Beispiel die Initiative Transparente Zivilgesellschaft oder der Social Reporting Standard (SRS). Lena Hetzer gibt zu bedenken: „Die externe Berichterstattung gemeinnütziger Organisationen beschränkt sich leider oft auf die Rechnungslegung, Organisationsstrukturen und die Tätigkeiten, also die unmittelbaren Leistungsergebnisse. Selten werden die Wirkungslogik und erzielten Erfolge aufgezeigt. Dabei sind diese das Lebenselixier gemeinnütziger Arbeit!
Eine transparente Darstellung der eigenen Wirkung leistet einen essenziellen Beitrag zur Legitimation der eigenen Arbeit, zur Gewinnung von Ressourcen, zur Qualitätsentwicklung und Organisationssteuerung.“
Wie funktioniert eine Wirkungslogik?
Eine Wirkungslogik soll die Funktionsweise eines Projekts schematisch und in vereinfachter Form abbilden. Sie beschreibt den Zusammenhang zwischen Input – was wir in das Programm investieren –, Output – was wir leisten und wen wir erreichen –, Outcome – was wir bei der Zielgruppe bewirken – und Impact – unser Beitrag zu gesellschaftlichen Veränderungen. Indem Input, Output, Outcome und Impact systematisch zueinander in Beziehung gesetzt werden, können Organisationen zeigen, wie sie mit ihrer Arbeit Wirkung erzielen“ erklärt Lena Hetzer.
Nicht nur der Inhalt selbst, sondern auch die Aufarbeitung des Inhalts kann zum Erfolg des Wirkungsberichts beitragen. „Grundsätzlich sollte nie an Erfolgsgeschichten und Bildern gespart werden“, findet Sebastian Reißig.
Auch Lena Hetzer berichtet aus ihrem Arbeitsalltag: „Unsere Wirkungsberichte formulieren wir bewusst nicht nur als öde Berichte voller Zahlen und Fakten. Wir reichern sie an mit witzigen und eindrucksvollen Stories, die in den Köpfen hängen bleiben. Es soll unseren Leserinnen und Lesern Freude bereiten, sie zu lesen! Denn wenn Menschen Begeisterung und Freude empfinden, dann steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie zu Unterstützer:innen werden.“
Von Arbeitsteilung und Aufwandsabbau
Was die Erstellung des Transparenzberichts angeht, sind sich Hetzer und Reißig einig: Da ist Teamarbeit gefragt. Vor allem wenn die Organisation mehrere Ziele verfolgt, kann der Aufwand für das Erzählen der verschiedenen Geschichten steigen. „Seit 2020 haben wir unsere unterschiedlichen Bildungsprogramme stärker differenziert und veröffentlichen nach Programm getrennte Wirkungsberichte“, berichtet Lena Hetzer über ihre Arbeit beim Acker e.V.
„Die Koordination der Wirkungsanalysen und die Erstellung des Wirkungsberichts pro Programm obliegt jeweils einer Mitarbeiterin. Die Konzeption und Auswertung der Wirkungsanalysen entstehen jedoch im Team durch gemeinsame Brainstorming-Sessions, Diskussionen und Feedbackschleifen.“
Jedoch ist nicht nur das Wirkungsmanagement-Team an den Transparenzberichten beteiligt, sondern auch Mitarbeitende aus anderen Bereichen der Organisation. „Unser Kommunikationsteam unterstützt uns beispielsweise bei der Fotorecherche und stellt Textbausteine zur Verfügung. Unser Designteam gestaltet schöne Grafiken und das Partnerteam überprüft, dass wir keine und keinen unserer Förderpartnerinnen und -partner unerwähnt lassen“, erzählt Lena Hetzer – eine ganze Menge Arbeit.
„Was den Aufwand enorm verkleinert, ist, sich nicht erst am Jahresende mit den Inhalten des Berichts zu befassen. Die Inhalte – also das Thema Wirkung – sollten die ganze Zeit mitgedacht werden. Eine Wirkungslogik zu erstellen, ergibt vor allem zu Beginn des Projekts Sinn, und nicht erst, wenn es an die Berichterstattung geht“, sagt Lena Hetzer und betont: „Nach acht Jahren Wirkungsanalyse können wir sagen: Der Aufwand lohnt sich! Ein gut gestalteter und informativer Bericht ist ein wertvolles Instrument, um Unterstützer:innen für die eigene Arbeit zu finden und die Reichweite enorm zu vergrößern.“
Gute Vorbereitung ist also das A und O, um den Aufwand für den Transparenzbericht klein zuhalten. Sebastian Reißig gibt den Tipp: „Es lohnt sich, einen guten Entwurf professionell layouten zu lassen. Die Vorlage muss dann Jahr für Jahr nur noch angepasst werden. So lässt sich die Erstellung auf die Aktualisierung der Texte und Bilder beschränken.“
Sichtbar und seriös
Beide Vereine stellen ihre Berichte frei zugänglich auf der Organisationswebsite als PDF zur Verfügung und nutzen sie bei Gesprächen mit potenziellen Spender:innen, bei Veranstaltungen und Presseterminen. Acker e.V. versendet seinen Bericht zusätzlich per Post an Förderpartner:innen, und Aktion Zivilcourage e.V. bereitet sogar einige der Kennzahlen speziell für die Website auf. „Die Antworten auf die Grundfragen der Initiative Transparente Zivilgesellschaft sollten möglichst unkompliziert und schnell auf der Website einer NGO zu finden sein“, sagt Reißig. „Daher lohnt es sich, diese separat aufzulisten. Außerdem ist diese Darstellung für die Sichtbarkeit in Suchmaschinen besser geeignet als eine PDF-Datei.“
Aufmerksamkeit für den Transparenzbericht kann man zum Beispiel auch mit der Aufbereitung der Inhalte für die sozialen Medien erlangen. „Für die Kommunikation in sozialen Medien ist es sinnvoll, einzelne und prägnante Wirkungsergebnisse herauszugreifen. So kann dort beispielsweise ein treffendes Zitat oder eine Zahl, welche die Wirkung der Arbeit widerspiegelt, viel größere Aufmerksamkeit erreichen als ein Bericht. Durch die Nutzung verschiedener Kommunikationskanäle können viele unterschiedliche Menschen erreicht werden – vor allem eben auch Menschen, die keinen langen Text lesen wollen“, erörtert Lena Hetzer.
Klar ist also: Ein Transparenzbericht ist ebenso aufwändig wie essenziell – denn ohne ihn ist die Mittelverwendung undurchsichtig, und die Organisation kann schnell unseriös wirken und an Vertrauenswürdigkeit einbüßen. Investiert man Zeit und Herzblut in einen Transparenzbericht, der Kennzahlen und Wirkung kombiniert, schafft man ein eindrucksvolles Instrument, um Förderpartner:innen zu überzeugen, Spender:innen zu binden und Mitarbeitende zu motivieren.
Im Gespräch:
- Lena Hetzer, Team Wirkungsmanagement beim Acker e.V.
- Sebastian Reißig, Geschäftsführer und Vorstandsmitglied beim Aktion Zivilcourage e.V.
Quelle: FUNDStücke
