Als junge und kleine Organisation zum Dauerläufer werden
In ihren Anfangsjahren stehen viele Non-Profit-Organisationen vor großen Herausforderungen. Sie haben kein Budget für viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder technische Infrastruktur, beispielsweise Software für die Buchhaltung oder die Verwaltung von Spendendaten. Sie brauchen diese aber dringend, um effizientes Arbeiten zu ermöglichen. Wiebke Doktor und Clemens Frede teilen ihr Wissen darüber, wo Unterstützung zu finden ist, und wie dieser Prozess ohne großes Budget ablaufen kann.
Wenn sich eine Non-Profit-Organisation gründet, stehen bei den Verantwortlichen erstmal die inhaltlichen Themen im Vordergrund. „Organisationen sind ja nur ein Mittel zum Zweck, um eine Lösung für ein Problem anzubieten”, erklärt Wiebke Doktor, Gründerin und Geschäftsführerin des Conversio Instituts, das Organisationen beim Auf- und Ausbau ihrer Strategien berät. Bei all dem ist der gleichzeitige Aufbau von Strukturen für effizientes Arbeiten eine große Herausforderung für die Akteur*innen.
Den Fokus nicht verlieren
Clemens Frede ist Geschäftsführer des Haus des Stiftens und verantwortet seit 2008 den Geschäftsbereich „Unternehmen & Non-Profits“. Er zählt nur einige der Anfangshürden auf: „Entwicklung einer nachhaltigen Organisationsstrategie, Finanzierungsthemen, rechtliche Fragestellungen rund um das gesamte Gemeinnützigkeitsspektrum, Organisationsverwaltung, digitale Lösungen, Koordination von Haupt- und Ehrenamtlichen, Möglichkeiten zur Kooperation.“ Da fällt es schwer, den Fokus auf das Wesentliche nicht zu verlieren. Denn ganz wichtig ist: Die Organisation kann nicht alles gleichzeitig machen.
Zu Beginn herrscht häufig die Devise „alle machen alles“, wie Wiebke Doktor es beschreibt. Der Schritt hin zur Ausdifferenzierung und Spezialisierung der Arbeitsbereiche kann auf verschiedenen Wegen passieren. Es stellt sich die Frage: alles selbst machen oder Expertise dazukaufen? Ein Fahrplan, der die Struktur plant und dabei die eigentliche Programmarbeit nicht aus den Augen verliert, ist dabei eine weitere Herausforderung.
Expertise spenden
Für den Anfang ist es wichtig, dass Organisationen sich Unterstützung auf den verschiedensten Wegen holen. Sie erhalten oft Projektförderungen, aber „anders als im For-Profit-Bereich gibt es für den Dritten Sektor kaum Fördermittel für Infrastruktur und Organisationsentwicklung. Auch Stiftungen fördern da eher selten“, schildert Wiebke Doktor die Problematik. Das Projekt Changeius, dem sie auch angehört, verbindet Organisationen, Berater*innen und Fördernde, und tritt der genannten Problematik auf diese Weise mit einem Lösungsansatz entgegen.
Das Team klärt zu Beginn einer Zusammenarbeit mit der jeweiligen Organisation deren spezifische Herausforderungen ab. Auf diese bezogen stellt es dann den Kontakt zu drei passenden Berater*innen aus den entsprechenden Bereichen her. Die Organisation kann sich im Anschluss die passende Person aussuchen. „Für dieses Matching versuchen wir dann Förderer zu gewinnen”, erklärt Wiebke Doktor das weitere Vorgehen. Dort steht das Team allerdings im Moment noch vor Schwierigkeiten, denn: „Unternehmen, die sich mit Spenden engagieren, ist es kaum bekannt, dass Organisationen nur selten eine Förderung für Beratung erhalten. Unsere Aufgabe ist es daher, ihnen die Wirkung zu verdeutlichen, die Spenden und Zuschüsse für die Organisationsentwicklung haben.“
IT-Spenden
Die Herausforderungen, mit denen die Organisationen an Changeius herantreten, sind vielfältig. Es kann sich dabei um die Umstrukturierung des Dachverbands handeln, um Fundraisingfragen, um die Nachfolgeregelung im Vorstand oder die Einführung von digitalen Tools für effizientes Arbeiten. An dieser Stelle setzt das größte Angebot des Haus des Stiftens an: das IT-Portal Stifter-helfen. Bei diesem spenden „über 40 Soft- und Hardwareunternehmen ihre Lösungen für NGOs oder stellen diese zu Sonderkonditionen zur Verfügung”, beschreibt Clemens Frede dieses Projekt.
Software ist aber nicht die einzige Unterstützung, die Unternehmen anbieten. Einige stellen auch „ihr Wissen pro bono zur Verfügung, spenden also ihre Expertise im Rahmen von Webinaren, Online-Einzelcoachings oder Beratungsmandaten.” Die Nachfrage nach den IT-Spenden ist hoch. Auch viele NGOs erleben die Chancen und Herausforderungen von Digitalisierung.
Seit 2008 konnte das Haus des Stiftens über 90.000 NGOs in Deutschland, Österreich und der Schweiz mit der Vermittlung von IT-Lösungen helfen.
Effiziente Organisation
Das primäre Ziel der Organisationen bei der Anschaffung ist es in der Regel, ein Tool zu finden, welches sie organisatorisch und verwaltungstechnisch unterstützt. „Erst dann kommen vermeintliche Spezialthemen wie Projektmanagement, Kollaboration, digitale Signatur- oder Grafiklösungen ins Spiel“, erklärt der Geschäftsführer Clemens Frede.
Für den Anfang bietet das IT-Portal-Stifter-helfen eine Vielzahl von kostenlosen oder günstigen Software-Lösungen an. Organisationen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz können auf diese zugreifen. „Die Bandbreite des Angebots erstreckt sich über die klassischen Office-Anwendungen, Security-Lösungen, digitale Signaturlösungen, dem Management von Social Media, Kollaborationstools, Projekt- oder Dokumentenmanagement bis hin zu Audio-, Video- und Grafiklösungen.“
Für den Start empfiehlt Clemens Frede zur Verwaltung und Organisation sowie die digitale Zusammenarbeit Office-Anwendungen. Zusätzlich ist ein CRM-System nützlich, um beispielsweise die „Grundlagen der Mitgliederversammlung abzudecken.“
Netzwerken
Um in der Welt der Non-Profit-Organisationen zu wachsen, und auch, um von anderen zu lernen, ist der Austausch der Organisationen untereinander sehr vorteilhaft. Effizientes Arbeiten wird durch Netzwerken und den Austausch von Wissen und Erfahrungen gefördert. In jeder Branche gibt es Austauschforen. Wiebke Doktor empfiehlt deswegen, Mitglied in Dachverbänden zu werden oder Allianzen zu knüpfen. Denn ganz wichtig ist: „Keine Organisation ist eine Insel.“ Das eigene Wissen zu erweitern und über den Tellerrand zu schauen, kann inspirieren und auf dem eigenen Weg helfen.
Social Media hat dazu beigetragen, dass das Netzwerken und Austauschen etwas einfacher geworden ist. Wiebke Doktor sieht in ihnen auch den Vorteil, dass sich „Ideen, gute Lösungen und auch Info-Angebote viel schneller verbreiten als früher. Wenn man nicht zu sehr in der eigenen Bubble bleibt, erreichen einen auch Ankündigungen aus eher fremden Ecken.“ So lassen sich in Social Media beispielsweise spannende Workshops oder Vorträge entdecken, die einem ansonsten gar nicht aufgefallen wären. Für ein effektives Zusammenarbeiten empfiehlt Clemens Frede aber weiterhin persönliche Treffen oder Konferenzlösungen.
Nochmal zusammengefasst
Kleinere Non-Profit-Organisationen brauchen für den Beginn ihrer Arbeit oftmals Unterstützung von Expert*innen und im besten Fall auch Software-Lösungen für effizientes Arbeiten. Über das Projekt Changeius und das Haus des Stiftens ist es möglich, dass sie beispielsweise Unternehmen finden, die ihnen mit Geld-, Sach- oder IT-Spenden helfen. Die beiden befragten Expert*innen Wiebke Doktor und Clemens Frede resümieren und erläutern nochmal die Tipps für Organisationen, die am Anfang ihrer Arbeit stehen.
„Vernetzen, Fragen stellen und sich frühzeitig externe Hilfe suchen“, das sind für Wiebke Doktor die drei relevantesten Punkte für effizientes Arbeiten von Anfang an. Bei diesem ganzen Prozess darf auch gerne mal was ausprobiert werden. Aus eventuellen Fehlern können die Organisationen für das nächste Mal lernen.
Eines sollten die NGOs dabei immer im Blick behalten: „Um eher den Dauerlauf als den Sprint zu schaffen, sollte Strategie vor Aktionismus kommen.“
„Weniger ist oftmals mehr“, lautet der Grundsatz, den Clemens Frede in den Mittelpunkt stellt. Die gemeinnützige Arbeit soll Spaß machen und nicht überfordern und dadurch eventuell zu Frust führen. Da kann es helfen, regelmäßig zu überprüfen, „ob die Strategie in Bezug auf ihre gemeinnützige Mission passt.“
Dieser Hinweis bezieht sich nicht nur auf kleine und junge Organisationen. Auch für etablierte und größere Organisationen ist effektives Arbeiten ab und an eine Herausforderung. Clemens Frede hat noch einen weiteren Tipp: „Kooperation!“ Organisationen sollten sich die Frage stellen „in welchen Wirkungs- und Handlungsfeldern es sich anbietet, gegebenenfalls zu kooperieren, um den gesellschaftlichen Hebel in Bezug auf die Mission zu vergrößern.“
Bei der Umsetzung stehen sowohl das Conversio Institut, das Projekt Changeius als auch das Haus des Stiftens gerne beratend zur Seite um effizientes Arbeiten zu fördern.
Im Gespräch
- Wiebke Doktor, Gründerin und Geschäftsführerin des Conversio Instituts
- Clemens Frede, Geschäftsführer Haus des Stiftens für Unternehmen und Non-Profits gGmbH
Quelle: FUNDStücke 4-22
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