Gutes Projektmanagement ist ein wichtiger Erfolgsfaktor, nicht nur im Fundraising. Aber gerade hier ist es wichtig zu wissen, wie man im Trubel von Motivation, Kreativität, Empathie und Engagement vieler Beteiligter nicht untergeht – und auch dem großen Druck standhält, der häufig in gemeinnützigen Organisationen entsteht, die dringend Mittel brauchen. Deshalb kommen hier 9 Tipps mit dem verheißungsvollen Motto: Work less – raise more!
Teil 1: Vor dem Projekt
#1
Gute Projektleiter denken zuerst und handeln im Anschluss
Wenn gute Projektleiter eines verinnerlicht haben, dann dies: Eine saubere Planung ist für ein erfolgreiches Projekt die halbe Miete. Das gilt im Großen wie im Kleinen. Es beginnt im Großen damit, dass alle Beteiligten erst einmal ihre Hausaufgaben machen – also ein Fundraising-Konzept oder einen Projektablaufplan erarbeiten.
Wie ist unsere Ausgangssituation? Wo wollen wir hin? Wofür stehen wir, was haben wir zu bieten und zu sagen? Wen wollen wir ansprechen? Wo finden wir diese Menschen? Erst nach der Klärung dieser Fragen ist der richtige Zeitpunkt gekommen, um auf der Basis der entsprechenden Antworten geeignete Fundraising-Maßnahmen zu entwickeln. Das spart Aufwand (Zeit und Geld), weil man auf diese Weise im Idealfall Maßnahmen vermeidet, die nicht funktionieren.
Im Kleinen – also zum Beispiel bei der Umsetzung einer einzelnen Fundraising-Maßnahme – hilft eine gute Planung auch ungemein. Ein simpler Zeitplan zum Beispiel, der die einzelnen Arbeitsschritte mit einem Anfangs- und Enddatum belegt und gleichzeitig festhält wer sich darum kümmert, kann den Projektverlauf für alle Beteiligten deutlich erleichtern.
#2
Die richtige Brille
Wir spielen kein Fundraising-Workshop-Bingo, ganz ehrlich nicht. Aber wenn wir es täten, wäre das hier immer ein Gewinner, wenn es um das nach wie vor erfolgreichste Fundraising-Instrument geht – um Mailings. Kommt die Sprache darauf, sagt unweigerlich jemand:
„Also davon halte ich gar nichts, ich werfe die immer weg.“
Ja, Herr Dr. Müller, das ist Ihr gutes Recht. Die Organisationen dürfen Ihnen Briefe schicken, solange Sie nicht widersprechen, und Sie dürfen sie wegwerfen. Das machen ziemlich sicher viele Menschen so wie Sie. Aber: Viele andere reagieren stattdessen mit einer Spende. Das sehen wir schwarz auf weiß in den Kontoauszügen unserer Kunden, die ihre Arbeit mit diesen Spenden erfolgreich finanzieren. Ganz wichtig in der Konzeption von Maßnahmen: Unsere persönlichen Vorlieben sollten uns nicht daran hindern, kluge und zielführende Entscheidungen zu treffen – sonst heißt es eher „work more, raise less“ – und das will ja keiner.
Und was ist eine kluge Fundraising-Entscheidung? Jede, die auf der Perspektive der potenziellen Spenderinnen und Spendern beruht. Ziehen Sie sich die richtige Brille an, die Brille ihrer Zielgruppe. Häufig bedeutet das, dass Sie Ihre eigene Brille mal kurz absetzen müssen.
Teil 2: Im Projekt
#3
Aufgaben priorisieren und delegieren
Es gibt in fast jedem Projekt diesen Moment, in dem die To-Do-Liste länger ist als ein Tag Stunden hat. In diesem Fall rettet den Projektleiter nur eines: Priorisierung. Die Unterscheidung zwischen dringend und wichtig ist manchmal gar nicht so leicht – aber essenziell.
Also: Rote Kringel an alle Aufgaben, die zwingend heute erledigt werden müssen. Dann nochmal prüfen: Ist das alles in einem Tag machbar? Wenn nicht: Hinter einige der roten Kringel das morgige Datum schreiben. Immer noch zu viel? Dann einmal in Ruhe überlegen: Was genau passiert eigentlich, wenn wir diese eine Deadline nicht halten können? Wenn ich Herrn Dr. Müller mitteile, dass ich sein wichtiges Anliegen auf jeden Fall bearbeiten werde – aber die nötige Sorgfalt dafür vermutlich erst kommende Woche aufbringen kann? Wenn ich die Aufgabe X meinem jungen Kollegen übertrage, der sich über die Herausforderung freut?
Meist finden sich doch noch Möglichkeiten, die Dinge etwas zu entzerren, damit man sich um die echten Prioritäten angemessen kümmern kann.
#4
Mehr schaffen mit der Fünf-Minuten-Terrine
Auch die Regel der Fünf-Minuten-Terrine hilft im Kampf gegen die zu volle To-Do-Liste. Sie lautet: Erledigen Sie die Dinge, die nur fünf Minuten dauern, einfach sofort. Der Vorteil: Schon mal 6 Punkte in der Liste abgehakt, aber nur 30 Minuten des Arbeitstages sind rum. Dann kann man sich mit einem guten Gefühl den längeren und aufwändigeren Aufgaben widmen.
#5
Prokrastination bekämpfen: Eat the frog
Auch hier geht es um das gute Gefühl. Im Projektmanagement bedeutet „Eat the frog“: Erledigen Sie gleich nach der Fünf-Minuten-Terrine – oder vielleicht sogar davor – als erstes die Aufgabe, auf die Sie am allerwenigsten Lust haben. Den unangenehmen Anruf, den schwierigen Text, die Antwort auf die komplizierte und heikle Mail von gestern Abend … Der Rest des Tages fühlt sich dann an wie ein Spaziergang.
Wer die Froschmahlzeit auf den Abend verschiebt, schleppt diese Last den ganzen Tag mit sich herum, um die Aufgabe aus Erschöpfungsgründen dann doch lieber auf den kommenden Tag zu verlegen – und so weiter und so weiter. Nicht gut! Auch Prokrastination entzieht Ihnen und Ihren Projekten unnötig viel Energie.
#6
Einfache und wertschätzende Kommunikation
Häufig entsteht in Fundraising-Projekten viel vermeidbarer Arbeitsaufwand aufgrund von Kommunikationsfehlern. Eine gelungene projektinterne Kommunikation orientiert sich an zwei Maßstäben: Einfach muss sie sein – und wertschätzend.
Einfach heißt:
Ich beschränke mich in Mails und Anrufen auf das Wesentliche. Ich teile dem Empfänger mit, warum ich mit ihm kommuniziere, was ich von ihm brauche und bis wann er diese Aufgabe erledigen sollte. Alle notwendigen Informationen stelle ich zur Verfügung – und zwar übersichtlich und aufbereitet. Ich versuche dabei, mich so auszudrücken, dass mein Gegenüber eine faire Chance hat, mich zu verstehen. Irrelevante Informationen lasse ich weg.
Wertschätzend heißt:
Ich respektiere die Lebens- und Arbeitszeit meines Gegenübers genauso wie meine. No-Gos sind zum Beispiel kommentarlos weitergeleitete E-Mail-Verläufe, bei denen der Empfänger kilometerlang nach unten scrollen muss, um 49 Mails von 24 Projektbeteiligten und -Unbeteiligten zu lesen, damit er anschließend raten kann, was er jetzt mit diesen Informationen tun soll. Oder E-Mails, in denen ein langer Text zu vorläufigen Überlegungen steht, die aber wahrscheinlich später doch keine Rolle spielen, weil das sowieso noch mit Herrn Dr. Müller abgeklärt werden muss (der dann aber eine ganz andere Meinung hat). Oder der Klassiker: Ein Anruf, um mitzuteilen, dass man eine E-Mail geschrieben hat oder noch schreiben wird.
Wertschätzend heißt übrigens auch, offen zu kommunizieren. Wenn ich absehen kann, dass ich eine Deadline nicht halten kann, sage ich den anderen Projektbeteiligten rechtzeitig Bescheid und teile gleichzeitig den neuen Termin mit. Den ich so geplant habe, dass ich ihn auch halten kann. Wenn ich etwas nicht verstehe, etwas nicht weiß, etwas gerade nicht umsetzen kann – dann bekommen Kollegen, Kundinnen, Dienstleister oder Projektpartnerinnen dazu eine kurze Info von mir. Die Vogel-Strauß-Taktik, Schweigen im Walde oder das Ignorieren von Nachfragen sind weder wertschätzend, noch wird diese Form der Nicht-Kommunikation irgendetwas zum Projekterfolg beitragen.
#7
Klare Aufgabenverteilung
Es ist so banal wie wahr: Wenn in einem Projekt jeder weiß, was er zu tun hat, wird der Gesamtaufwand weniger, während die Erfolgsaussichten steigen. Gute Projektleiter wenden zum Projektbeginn deshalb durchaus ein wenig Mühe auf, um die einzelnen Arbeitsschritte und Aufgaben so genau wie möglich zu beschreiben und sie den Projektbeteiligen zuzuordnen. Im Idealfall so, dass die Projektbeteiligten das auch mitbekommen. Dies ist übrigens eine der Stellen, an denen sich eine lange Zusammenarbeit bezahlt macht. Man wird mit der Zeit ein eingespieltes Team, in dem ein Zahnrädchen wunderbar ins andere greift.
#8
Der Projektleiter als Terrier
Jedes erfolgreiche Projekt braucht einen Terrier – meist ist es der Projektleiter. Aufgabe des Terriers ist es, den Zeitplan (s. 1.) zu bewachen und zu verteidigen. Kleine Erinnerungsmails an Projektbeteiligte, die zum vereinbarten Termin nicht liefern, sind für den Terrier wie Bällchen holen. Extra-Tipp: Alle mögen den Terrier lieber, wenn er charmant und freundlich bellt, statt vorwurfsvoll herumzukläffen. Die Haltung des Terriers ist absolut serviceorientiert und menschenfreundlich – aber eben auch unbeirrbar im Hinblick auf das Ziel. Denn wenn sich Projekte auf der Zeitachse kaugummiartig in die Länge ziehen, dann werden sie selten besser. Und sie verursachen deutlich mehr Aufwand durch das neue Ansetzen nach wochenlanger Funkstille.
#9
Bauchgefühl ist Chef
Jeder hat es schon mal erlebt: Dieses diffuse Gefühl beim Absenden einer Mail: „Wird er das womöglich missverstehen?“ Oder bei der Freigabe eines Arbeitsschrittes: „Hätte ich nochmal X und Y kontrollieren sollen?“ Oder im Gespräch mit Projektpartnern: „Kann es sein, dass sie gerade überhaupt nicht überzeugt ist, obwohl sie zustimmt?“ Wer Aufwände reduzieren und den Erfolg maximieren will, sollte diesen Meldungen des Bauchgefühls unbedingt folgen. Denn es liegt meistens richtig. Und nichts ist ärgerlicher als wenn etwas schief geht, und man sich sagen muss: „Und ich hab’s noch im Gefühl gehabt!“
Trauen Sie sich, Ihrem Bauchgefühl zu folgen. Es kann viel dazu beitragen, dass sie den Trubel von Motivation, Kreativität, Empathie und Engagement in Fundraising-Projekten nicht nur meistern, sondern sogar genießen können.
