FundraisingFundraising-Beratung

Fundraising-Software zur Spendenverwaltung: besser früher als später

Oder: Tut’s nicht auch die Finanzbuchhaltung?

 

Möchte die Fundraiserin oder der Fundraiser eine Software zur Verwaltung von Spendendaten einführen, erhält sie oder er als erstes Feedback aus dem Vorstand häufig die Frage nach den Kosten und dem zu erwartenden Mehrwert oder Gewinn.

Viele Vereine und Organisationen nutzen bereits in anderen Bereichen ähnliche Software, beispielsweise für die Finanzbuchhaltung oder die Verwaltung von Mitgliedern oder Patientendaten (wenn der Verein an ein Krankenhaus o.Ä. gekoppelt ist).

Da liegt die Idee nahe, Kosten zu sparen und diese Software auch für das Fundraising zu nutzen.

Wir erläutern in diesem Beitrag, was eine Fundraising-Software von „fachfremden“ Alternativen unterscheidet,

  • welche Argumente Sie Ihrem Vorstand mit auf den Weg geben können und
  • was Sie tun können, wenn das Geld am Ende einfach nicht für eine neue Software reicht.

 

Spendenverwaltungssoftware sorgt für Überblick

Ab einem gewissen Zeitpunkt kommen Vereine und Organisationen an ihre Grenzen bei der Verwaltung ihrer Daten. Sie „besitzen“ immer mehr Adressen (Hausliste) von Spenderinnen und Spendern oder Interessierten, die es zu speichern und zu aktualisieren gilt.

Die kreativen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter starten verschiedene Fundraising-Aktionen und bieten Patenschaften oder Fördermitgliedschaften an – idealerweise mit Versand von Dank-Urkunden oder der namentlichen Verewigung auf einer Plakette.

Und die Spenderinnen und Spender äußern individuelle Wünsche: Einer möchte nur das Weihnachtsmailing, sonst aber keine Post bekommen, eine andere mag keine Give-aways, und manche möchten Einzelquittungen statt einer Sammelbestätigung im Folgejahr.

Mit der Zeit kursieren zahlreiche Excel-Tabellen: Ein Mitarbeiter legt eine Liste für den Versand des Newsletters an, eine Kollegin verwaltet die Namen der Patinnen und Paten und in der Buchhaltung liegt eine Liste mit allen Spenden – aber ohne Aktionsbezug. Eine Synchronisierung ist kaum mehr möglich.

Zudem besteht zu einzelnen (insbesondere Groß-)Spenderinnen und Spendern nur der persönliche Kontakt durch eine bestimmte Bezugsperson in der Organisation und nur diese weiß, welche Absprachen getroffen wurden, worauf der Spender oder die Spenderin Wert legt oder welche Themen er oder sie bevorzugt.

Zu diesem Zeitpunkt denken viele Organisationen über den Einsatz einer Fundraising-Software nach.

Und womit? Mit Recht.

Hier finden Sie Hilfe

Das Programm www.datenwelten.org erklärt in verschiedenen Modulen beispielsweise die Begrifflichkeiten, auf die man im Zusammenhang mit Fundraising-Software so trifft. Ebenso erläutern die Initiatorinnen, worauf man bei der Auswahl einer Software achten kann und mit welchen Kosten ungefähr zu rechnen ist.

Das Fundraising Magazin veröffentlicht jedes Jahr ein Sonderheft mit einer Übersicht über Software für Vereine, Verbände und Stiftungen im Vergleich. Das allein bietet noch keine Grundlage für eine Entscheidung, aber ein paar Adressen und einen Überblick über die verschiedenen Produkte am Markt und ihre Funktionen.

 

Fundraising-Software = CRM + Spendenbuchhaltung + Kampagnenmanagement

Eine Fundraising-Software bzw. ein System zur Spendenverwaltung vereint in der Regel ein CRM-System mit einer Spendenbuchhaltung und einem Kampagnenmanagement.

CRM: Customer-Relationship-Management

  • Verwaltung von Adressdaten und Informationen zur Person
  • Opt-In-Vermerke (Ansprache per Post/Mail/Telefon erlaubt?)
  • Nachhalten individueller Wünsche (Give-aways (nicht) erwünscht, Einzel- oder Sammelspendenquittung, …)
  • Kontakthistorie (Telefonate, E-Mails, … zwischen Spenderin/Spender und Organisation)
  • Aktionshistorie (Welche Mailings hat eine Person bekommen? Wurde ihre Spendenquittung schon verschickt?)

Spendenbuchhaltung

  • Einspielen von elektronischen Kontoauszügen
  • Automatisierte Zuordnung der Spenden zu Datensatz und Aktion
  • Verwaltung von SEPA-Lastschriftmandaten inkl. Aktionszuordnung

Kampagnenmanagement

  • Steuerung von Kampagnen und Aktionen (Selektion der Zielgruppen, Zeitplanung, …)
  • Zuweisung von Werbe-/Aktionscodes zur Auswertung der Maßnahmen (ROI)
  • Verschiedene Auswertungsmöglichkeiten (z.B. nach Zielgruppensegmenten, Spenderbindung, …)
  • Automatisierte Prozesse (z.B. regelmäßige Selektion der neuesten Spenderinnen und Spender für den Versand des Dankbriefs)

Vorteile gegenüber anderer Software

CRM und Spendendaten können vermutlich in vielen anderen Softwares abgebildet werden, die mit Zahlen zu tun haben. Häufig hapert es dann aber bei der Selektion von Spendersegmenten, insbesondere wenn man beispielsweise Großspender oder Dauerspender separat ansprechen möchte. Auch die Zuordnung von Aktionscodes ist in nicht auf Fundraising spezialisierten Systemen häufig nicht vorgesehen.

Und: Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können in der Fundraising-Software zentral auf dieselben Daten zugreifen, die Spendenhistorie einsehen oder Kontaktnotizen an den Datensätzen hinterlegen.

So gehen keine Informationen verloren, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter mal nicht im Haus ist, die Stelle gewechselt hat oder krank ist.

 

Mehrwert der Fundraising-Software: Spenderbindung

Die Einführung einer Fundraising-Software ist zu Beginn eine Investition, die sich mittel- und langfristig durch ihren gezielten Einsatz zur Bindung und Weiterentwicklung von Spenderinnen und Spendern rechnet.

Diese Bindung entsteht, wenn Sie die Themen bedienen, die einer Person wichtig sind und die sie unterstützen möchte. Menschen merken sich aber auch, wenn man ihnen zuhört und freuen sich, wenn die Organisation sie und ihr Engagement wahrnimmt und damit auch wertschätzt.

 

Fundraising-Software: Negative Beispiele

„Gezieltes Downgrading“

Ihre Software kann nicht nach Spendensummen selektieren. So kann es passieren, dass Sie einer Großspenderin, die regelmäßig 500 Euro oder mehr spendet, in der „Shopping-List“ eines Mailings Beträge zwischen 25 und 200 Euro vorschlagen.

Die Erfahrung zeigt: Oft übernehmen Spenderinnen und Spender die vorgeschlagenen Beträge aus den Mailings für ihre Überweisung.

„Die größten Fans vergessen“

Ihre Software selektiert nicht immer zuverlässig alle Spenderinnen und Spender, beispielsweise für ein Mailing. Das kann gutgehen. Wenn aber von 2.000 Personen genau die fünf Spenderinnen und Spender vergessen werden, die sonst bei Aufrufen immer mehr als 1.000 Euro spenden, ist das ein Schaden von 5.000 Euro.

„Ihr hört mir einfach nicht zu“

Ein Spender teilt Ihnen mit, dass er keine kleinen Geschenke in seinen Mailings haben möchte – das eingesparte Geld soll der Verein für die Projekte verwenden. Diese Information können Sie aber nirgends zuverlässig hinterlegen, sie geht in den diversen Excel-Tabellen unter. Der Spender erhält im nächsten Mailing einen Kugelschreiber, der mit Ihrem Logo bedruckt ist, ärgert sich und stellt seine Unterstützung ein.

 

Fundraising-Software: Positive Beispiele

„Gelungenes Upgrading“

Sie selektieren für ein Mailing verschiedene Segmente: Alle Personen, die im vergangenen Jahr zwischen 300 und 500 Euro gespendet haben, bekommen von Ihnen ein SEPA-Lastschriftmandat mit vorgeschlagenen Jahresbeiträgen von 500 bis 700 Euro. Zehn von ihnen unterschreiben. In diesem Fall sind das zum Beispiel 2.000 Euro zusätzlich für Ihre Organisation.

„Lange nichts gehört“

Für ein Mailing selektieren Sie inaktive Datensätze, die zuletzt vor über fünf Jahren für den Neubau eines Hospizes gespendet haben. Sie bedanken sich nochmal für die Hilfe und berichten, dass sie seit Fertigstellung des Neubaus schon viele Patientinnen und Patienten begleiten konnten.

#Nun möchten Sie die Ausbildung mehrerer Therapiehunde finanzieren und schlagen das als neues Spendenprojekt vor. 28 Personen reagieren mit einer Spende – neben dem Spendenerlös sind das vor allem 28 Adressen, die Sie wieder aktiviert haben und für Ihr Fundraising nutzen können.

„Spendenquittung? Kein Problem!“

Ihre Software selektiert Ihnen zuverlässig die Daten für alle Spendenbescheinigungen des vergangenen Jahres, damit Sie einen Sammelversand starten können. Innerhalb kurzer Zeit haben Sie alle Daten aufbereitet, die für den Versand der Quittungen benötigt werden.

 

Mit der Fundraising-Software abwarten: warum das oft nur teurer wird

Viele Organisationen verschieben die Einführung eines Fundraising-Systems auf „später, wenn wir mal mehr Daten haben und sich das richtig lohnt.“ Das Argument ist nachvollziehbar, denn man setzt das Geld lieber erst mal für die gemeinnützigen Projekte ein, statt in ein System zu investieren, das erst einmal keine offensichtlichen Gewinne bringt.

So hoffen viele Organisationen, die Kosten für die benötigte Software mit der Zeit einzunehmen. Doch die Rechnung geht nicht immer auf.

Viele Software-Anbieter können für Lizenz, Miete o.Ä. ihrer Software konkrete Preise benennen. Unabwägbar ist oft der Preis für die Übernahme der Bestandsdaten. Das hängt beispielsweise davon ab, ob die Organisation ihre Daten in sauber geführten Excellisten liefert oder die PDFs der Spendenquittungen der vergangenen drei Jahre vorlegt.

Grundsätzlich gilt aber: Je mehr Daten eine Organisation hat, je mehr Aktionen durchgeführt wurden und je komplexere Beziehungsgefüge (Patenschaften, Ehrenamtliche, Mitglieder …) oder Prozesse (verschiedene Dankbriefversionen, Abwicklung von Bußgeldern, …) es bereits gibt, die übernommen werden müssen, desto teurer wird oft auch die Übernahme der Daten.

Es kann sich also durchaus lohnen, direkt zu Beginn mit einem guten Fundraising-System zu starten und die Prozesse von Anfang an sauber und effizient aufzusetzen.

Was, wenn Sie sich wirklich keine neue Software leisten können?

Der Einsatz einer geeigneten Software ist eine Grundlage für den Aufbau langfristiger und professioneller Fundraising-Strukturen. Wenn aber keines der geprüften Fundraising-Systeme für Sie bezahlbar ist, sollten Sie versuchen, die Daten weiterhin so sauber wie möglich zu verwalten – bis Sie die Kosten für eine passende Software tragen können (oder einen Spender finden, der bereit ist, in Ihre Infrastruktur zu investieren).

So können Sie einerseits in der Übergangszeit Ihre Zielgruppen so passend wie möglich ansprechen und andererseits den Boden für eine spätere komplikationslose Übernahme der Daten in eine Datenbank ebnen.

Falls Sie Exceltabellen nutzen, empfehlen wir: Versuchen Sie, eine Hauptliste zu verwalten, die alle Informationen beinhaltet.

  • Legen Sie beispielsweise keine eigene Tabelle zum Beispiel für Newsletter-Empfänger oder ehrenamtlich Engagierte an, sondern richten Sie in Ihrer Haupt-Tabelle für diese Informationen jeweils eine eigene Spalte an.
  • Hinterlegen Sie darin auch Sperrvermerke, statt Daten zu löschen (falls datenschutzkonform möglich).
  • Kopieren Sie sich aus der Tabelle die Daten, die Sie für die einzelnen Medien benötigen, und vermerken Sie in der Haupttabelle, wer z.B. ein Mailing bekommen hat und wer nicht.
  • Sie können in der Tabelle auch Spendernummern vergeben, die Sie bei Mailings in die Überweisungen mit eindrucken lassen – zur besseren Zuordnung von Spenden.
  • Vermerken Sie in der Tabelle auch die Kontonummer des jeweiligen Spenders.

Auch das Ausweichen auf Software, deren Lizenz man bereits erworben hat und die man schon länger nutzt, kann eine Übergangslösung sein.

Der Vorteil: Man spart Kosten und die Einarbeitung sowie der Support von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die die Software ab jetzt auch nutzen sollen, kann intern erfolgen.

Ihr Ansprechpartner oder Ihre Ansprechpartnerin der jeweiligen Software kann dabei helfen, neue Prozesse zu etablieren, die für das Fundraising sinnvoll sind, z.B. die Anlage von Aktionscodes oder von individuellen Spenderwünschen.

 

Fazit zu Fundraising-Software: Überbrücken geht – aber bitte nicht zu lange!

Dass Sie (noch) keine Fundraising-Software einsetzen, muss nicht bedeuten, dass Sie qualitativ schlechte Spendenaktionen durchführen oder grundsätzlich erfolglos beim Spendensammeln sind.

Eine spezielle Software erhöht allerdings die Möglichkeiten, Ihre Spenderinnen und Spender immer mehr an Ihre Organisation zu binden, Ihre Spendensummen mit der Zeit zu erhöhen oder inaktive Kontakte zu reaktivieren.

Darüber hinaus spart sie Ihnen Zeit, erhöht Ihre Effizienz und verhindert Fehler.

Wer also sein Fundraising langfristig, strategisch und strukturiert auf- und ausbauen möchte, sollte so früh wie möglich in ein Fundraising-System investieren.

 

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